Regolamento UE 2016/679 “Regolamento generale sulla protezione dei dati”

Gentile Signora/Egregio Signore,

conformemente a quanto previsto dall’articolo 13 del Regolamento UE 2016/679 “Regolamento generale sulla protezione dei dati” (di seguito, “Regolamento”), la MEDICINE & EXERCISE HUMAN PERFORMANCE LAB Srl (nel seguito “MED-EX HPL Srl” o anche “Titolare”), in qualità di “titolare del trattamento” con il presente documento La informa sulle finalità e sulle modalità di trattamento dei Suoi dati personali. Ai sensi del predetto Regolamento, tale trattamento sarà improntato ai principi di liceità, equità, trasparenza, limitazione della finalità, minimizzazione dei dati, esattezza, limitazione della conservazione, integrità e riservatezza. Per trattamento dei dati si intende qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione.

1. Finalità del trattamento, base giuridica e natura del conferimento

I dati personali richiesti saranno trattati dalla MED-EX HPL Srl per le seguenti finalità:

1. Iscrizione alla “Energy Lab Area Fitness – Milano”. Base giuridica: Esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato – Art. 6 lett. b) del Regolamento. Natura del conferimento: Necessaria per poter gestire il rapporto fra le parti. Il mancato conferimento di tali dati comporterebbe l’impossibilità di procedere nel rapporto contrattuale.

2. Verifica della Sua idoneità fisica per finalità assicurative nell’ambito della tutela della Sua salute. Base giuridica: Consenso dell’interessato – Art. 6 lett. a) del Regolamento. Natura del conferimento: Necessaria per poter gestire il rapporto fra le parti. Il mancato conferimento di tali dati comporterebbe l’impossibilità di procedere nel rapporto contrattuale.

3. Usufruire dei servizi dell’area fitness, dei corsi e dell’assistenza del personale addetto. Base giuridica: Esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte – Art. 6 lett. b) del Regolamento. Natura del conferimento: Necessaria per poter gestire il rapporto fra le parti. Il mancato conferimento di tali dati comporterebbe l’impossibilità di procedere nel rapporto contrattuale.

4. Prenotazione dei servizi dell’area fitness, dei corsi e dell’assistenza del personale addetto. Base giuridica: Esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte – Art. 6 lett. b) del Regolamento. Natura del conferimento: Necessaria per poter gestire il rapporto fra le parti. Il mancato conferimento di tali dati comporterebbe l’impossibilità di procedere nel rapporto contrattuale.

5. Rendicontazione delle prestazioni erogate dalla MED-EX HPL Srl al Suo datore di lavoro. Base giuridica: Legittimo interesse del Suo datore di lavoro di monitorare l’adempimento dei vincoli contrattuali assunti dalla MED-EX HPL Srl – Art.6 lett. f) del Regolamento. Natura del conferimento: Necessaria per poter gestire il rapporto fra le parti. Il mancato conferimento di tali dati comporterebbe l’impossibilità di procedere nel rapporto contrattuale.

6. Invio di comunicazioni di carattere informativo e promozionale mediante e-mail e/o sistemi di messaggistica istantanea. Base giuridica: Consenso dell’interessato – Art. 6 lett. a) del Regolamento. Natura del conferimento: Facoltativa. Il mancato conferimento di tali dati e la mancata prestazione di consenso al loro trattamento comporterebbe l’impossibilità di inviarLe comunicazioni di carattere informativo e promozionale.

Il trattamento riguarderà le seguenti categorie di dati personali:

• dati identificativi (nome, cognome, indirizzo e-mail, numero di cellulare, …) acquisiti direttamente presso di Lei;
• categorie particolari di datti (dati relativi al Suo stato di salute) limitatamente alla certificazione di idoneità rilasciata da medico competente acquisiti direttamente presso di Lei.

2. Eventuali destinatari o eventuali categorie di destinatari dei dati personali

Il trattamento dei dati sarà effettuato dal Titolare tramite l’utilizzo di misure tecniche e organizzative idonee a garantire l’integrità, la riservatezza e la disponibilità dei Suoi dati mediante l’uso uso di supporti cartacei e di strumenti elettronici, informatici e telematici. Potranno venire a conoscenza dei Suoi dati identificativi e, ove strettamente necessario, particolari:

• il personale della MED-EX HPL Srl nel rispetto del principio di necessità ed in qualità di incaricati del trattamento; a questi soggetti sono state fornite istruzioni specifiche ed è stato esteso l’obbligo di mantenere la riservatezza sui Suoi dati;
• il personale della MED-EX MEDICINE & EXERCISE Srl in qualità di contitolare del trattamento nel rispetto del principio di necessità ed in qualità di incaricati del trattamento; a questi soggetti sono state fornite istruzioni specifiche ed è stato esteso l’obbligo di mantenere la riservatezza sui Suoi dati;
• fornitori, professionisti e/o società, della MED-EX HPL Srl (es. gestione App “Med-Ex for Generali”, compagnie di assicurazione, consulenza gestionale e organizzativa, manutenzione sistemi informatici, …) nei limiti necessari per svolgere il loro incarico e previo ottenimento di adeguate garanzie che impongano loro il dovere di riservatezza e sicurezza;
• il Suo datore di lavoro affinché possa monitorare l’erogazione del servizio da parte della MED-EX HPL Srl.

I Suoi dati personali non saranno comunque soggetti a diffusione. L’elenco aggiornato dei Responsabili del trattamento è disponibile scrivendo ai riferimenti riportati in calce alla presente informativa (“Identità e dati di contatto del titolare del trattamento”).

3. Trasferimento dei dati personali a un paese terzo o a un’organizzazione internazionale

I Suoi dati personali verranno trattati presso la sede legale della MED-EX HPL Srl e presso la “Energy Lab Area Fitness – Milano”. I Suoi dati personali potrebbero essere trasferiti verso un paese non appartenente allo Spazio Economico Europeo (SEE).

4. Decisione di adeguatezza o garanzie appropriate

I trasferimenti dei Suoi dati personali al di fuori dello SEE si possono basare su una decisione di adeguatezza o su clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione Europea. Maggiori informazioni sono disponibili scrivendo ai riferimenti riportati in calce alla presente informativa (“Identità e dati di contatto del titolare del trattamento”).

5. Periodo di conservazione dei dati personali

Di seguito i periodi di utilizzo e conservazione dei dati personali con riferimento alle diverse finalità di trattamento:

• i dati trattati per l’esecuzione del rapporto con la MED-EX HPL Srl e per i servizi collegati saranno conservati per 3 anni dalla data di ultimo accesso ai servizi o dalla data di acquisizione;
• i dati sanitari saranno conservati per la sola durata di validità delle certificazioni e successivamente distrutti;
• i dati trattati per la rendicontazione delle prestazioni erogate dalla MED-EX HPL Srl al Suo datore di lavoro saranno conservati fino alla a 10 anni dalla data di termine dell’ultimo rinnovo, salvo sorga l’esigenza di una ulteriore conservazione per consentire alla MED-EX HPL Srl la difesa dei propri diritti;
• i dati trattati per l’invio di comunicazioni informative e promozionali saranno conservati fino all’eventuale revoca del consenso prestato per tale scopo.

6. Processo decisionale automatizzato e profilazione

I Suoi dati personali non saranno sottoposti ad un processo decisionale automatizzato.

7. Revoca del consenso

Ai sensi dell’articolo 7 comma 3 del Regolamento, La informiamo che resterà comunque libero di revocare il Suo consenso in ogni momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca, inviando senza formalità alcuna una chiara comunicazione in tal senso ai riferimenti riportati in calce alla presente informativa (“Identità e dati di contatto del titolare del trattamento”). A seguito della ricezione di tale richiesta, sarà cura del Titolare procedere tempestivamente alla rimozione e cancellazione dei dati dagli archivi e database utilizzati per il trattamento ed informare per le medesime finalità di cancellazione eventuali terzi cui i dati siano stati comunicati. La informiamo che all’interno della MED-EX HPL Srl è attiva una procedura per la gestione dalla revoca del consenso su istanza degli interessati. Un estratto dell’articolo 7 del Regolamento è disponibile, su richiesta, presso la Segreteria della “Energy Lab Area Fitness – Milano”.

8. Diritti dell’interessato

Ai sensi degli articoli 15, 16, 17, 18, 20, 21 e 22 del Regolamento, La informiamo che Lei, in qualità di interessato, ha diritto di chiedere al Titolare l’accesso ai dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento, oltre al diritto alla portabilità dei dati. Le eventuali rettifiche o cancellazioni o limitazioni del trattamento effettuate su Sua richiesta (salvo che ciò si riveli impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato) saranno comunicate dal Titolare a ciascuno dei destinatari cui sono stati trasmessi i Suoi dati personali. Il Titolare potrà comunicarLe tali destinatari qualora Lei lo richiedesse. L’esercizio dei Suoi diritti non è soggetto ad alcun vincolo di forma, Le sarà sufficiente inviare una chiara comunicazione in merito al diritto che intende esercitare ai riferimenti riportati in calce alla presente informativa (“Identità e dati di contatto del titolare del trattamento”). La informiamo che all’interno della MED-EX HPL Srl è attiva una procedura per la gestione delle istanze degli interessati. Un estratto degli articoli 15, 16, 17, 18, 20, 21 e 22 del Regolamento è disponibile, su richiesta, presso la Segreteria della “Energy Lab Area Fitness – Milano”.

9. Diritto di proporre reclamo

Ai sensi dell’articolo 77 del Regolamento, La informiamo che Lei, in qualità di interessato, qualora ritenga che il trattamento che La riguarda violi il Regolamento, ha diritto di proporre un reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, seguendo le procedure e le indicazioni pubblicate sul sito web ufficiale dell’Autorità (www.garanteprivacy.it). Un estratto dell’articolo 77 del Regolamento è disponibile, su richiesta, presso la Segreteria della “Energy Lab Area Fitness – Milano”.

10. Identità e dati di contatto del titolare del trattamento

Titolare del trattamento ai sensi degli articoli 4, n. 7) e 24 del Regolamento è la MEDICINE & EXERCISE HUMAN PERFORMANCE LAB Srl con sede legale in Via Vittorio Veneto, 108 – 00187 Roma i cui dati di contatto sono:

• Telefono: +39 06 4817646 – +39 06 4742578
• Fax: +39 06 4746050
• Indirizzo e-mail: segreteria@med-ex.it

Contitolare del trattamento ai sensi dell’articolo 26 del Regolamento è la società MED-EX MEDICINE & EXERCISE Srl i cui dati di contatto sono i medesimi del Titolare.

Aggiornamento

09/12/2019

Prima emissione del documento